Mitarbeiter nach Österreich entsenden? Alle Pflichten auf einen Blick: ZKO3, Dienstleistungsanzeige, BUAK und Kollektivvertrag. Checkliste für Bau und Montage.
🇦🇹 Zielland: Österreich
Länderleitfaden für Bau, Installation und Maschinenbau · für Unternehmen außerhalb Österreichs
ZKO-Meldung und Registrierungen mit Datum pro Mitarbeiter. Sie melden selbst, die Software prüft. Ein Abonnement pro Land.
Ihre Monteure bauen in vier Wochen eine Anlage bei einem Kunden in Linz auf. Fünf Mann, sechs Wochen Arbeit. Der österreichische Auftraggeber fragt in seiner Mail nach der Bestätigung der ZKO3-Meldung und Ihrer BUAK-Betriebsnummer . Beides kennen Sie nicht, und es sind nicht die einzigen Pflichten. Wer eigenes Personal nach Österreich entsendet, regelt neun Punkte, die meisten vor dem ersten Arbeitstag. Österreich kontrolliert streng: Die Finanzpolizei kommt unangekündigt auf die Baustelle, und die Strafen stehen im Gesetz, nicht in einer Broschüre. Unten steht die vollständige Liste mit Fristen, Kosten und Strafen, in der Reihenfolge, in der Sie sie erledigen. Zu jedem Punkt gibt es einen eigenen Artikel mit den Details.
Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen mit Sitz außerhalb Österreichs, vor allem in Deutschland und der Schweiz, die vorübergehend Arbeitnehmer nach Österreich entsenden. Ein österreichisches Unternehmen mit Sitz im Inland hat diese Pflichten nicht.
Aktualisiert September 2026
Branchen Bau · Installation · Maschinenbau
Status Geprüft 18. Sep 2026
Quelle LSD-BG · GewO § 373a · BUAG · MeldeG · bmf.gv.at · buak.at
Welche Pflichten gelten bei der Entsendung nach Österreich?
Neun Pflichten für ein Unternehmen, das eigenes Personal nach Österreich entsendet, plus drei, die nur bei Bauarbeiten, bei Subunternehmern oder bei langen Projekten gelten.
Pflicht
Wann
Für wen
Status
Dienstleistungsanzeige (reglementiertes Gewerbe) Beim österreichischen Wirtschaftsministerium, 12 Monate gültig, jährlich erneuern
Vor dem ersten Arbeitstag; bei gefahrengeneigten Gewerben 3 bis 4 Wochen auf die Genehmigung warten
Unternehmen mit reglementiertem Gewerbe (Elektro, Gas, Sanitär, Heizung, Bau, Zimmerer)
Bei reglementiertem Gewerbe
ZKO3-Meldung (Entsendemeldung) Elektronisches Formular des Finanzministeriums, je Auftrag, mit Ansprechperson in Österreich
Vor dem ersten Arbeitstag
Arbeitgeber, für jeden Arbeitnehmer, alle Branchen
A1-Bescheinigung Von Ihrer Krankenkasse bzw. der Deutschen Rentenversicherung; DVKA bei Einsätzen in mehreren Staaten
Vor der Abreise, je Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter, auch Selbstständige
Entgelt nach dem österreichischen Kollektivvertrag Kein gesetzlicher Mindestlohn; der Branchen-KV gilt, einschließlich 13. und 14. Gehalt
Während des gesamten Projekts
Alle Arbeitnehmer
Arbeitsvertrag oder Dienstzettel mit KV-Einstufung Auf Deutsch oder Englisch, am Arbeitsort
Ab dem ersten Arbeitstag
Lohnzettel, Zahlungsnachweis und Arbeitszeitaufzeichnungen am Arbeitsort Stunden je Tag, Lohn je Lohnperiode
Laufend; bei Einsätzen bis 48 Stunden nur Vertrag und Arbeitszeitaufzeichnungen vor Ort, Lohnunterlagen auf Anforderung
Arbeitgeber
Handelsregisterauszug Beilage zur Dienstleistungsanzeige; Angaben müssen zur ZKO3 passen
Vor Beginn
Arbeitgeber und Subunternehmer
Werkvertrag mit dem österreichischen Kunden Nachweis, dass es Entsendung ist und keine Arbeitskräfteüberlassung
Vor Beginn, am Arbeitsort verfügbar
Empfohlen
Wohnsitz melden (Meldezettel) Nur bei gemieteter Wohnung oder Zimmer; das Hotel meldet selbst
Binnen 3 Tagen nach Einzug
Mitarbeiter selbst
Bei eigener Unterkunft
BUAK-Urlaubskasse Zuschlag je Bauarbeiter; die ZKO3 gilt als Erstmeldung, danach monatlich melden. Freistellung über SOKA-BAU möglich
Ab Beginn; Freistellungsantrag spätestens 1 Woche nach Beginn; Folgemeldung bis zum 15.
Unternehmen mit Bauarbeiten
Bei Bauarbeiten
Subunternehmer: gleiche Pflichten, bei Bauarbeiten haften Sie als Bürge Eigene ZKO3 und Dienstleistungsanzeige je Subunternehmer; bei Bauarbeiten bürgen Sie für deren Entgelt (LSD-BG § 9)
Vor deren Beginn: Nachweise der Meldungen einholen
Generalunternehmer, der Arbeiten vergibt
Mit Subunternehmern
Länger als 12 Monate Volles österreichisches Arbeitsrecht; mit begründeter Mitteilung Aufschub bis 18 Monate
Bevor die 12 Monate voll sind
Langfristige Projekte
Bei > 12 Monaten
→ Ihr Projekt in Österreich beginnt bald? Fordern Sie ein Angebot an: diese Punkte mit einer Frist je Mitarbeiter, in der Software von WorkAdministration.
Was sich nicht ändert
Eine Arbeitserlaubnis brauchen EU-Bürger nicht. Einen verpflichtenden Bauausweis wie die französische Carte BTP oder die schwedische ID06 gibt es nicht. Seit 1. August 2026 gibt die BUAK aber eine freiwillige BauID-Karte aus, auch an entsandte Bauarbeiter (BUAG § 34a, LSD-BG § 22a). Selbstständige ohne Personal geben keine ZKO3 ab, brauchen aber eine A1 und, bei einem reglementierten Gewerbe, eine Dienstleistungsanzeige.
Was muss vor der Abreise fertig sein?
Sechs Wochen vor Beginn sind ein sicherer Puffer, wenn Sie ein gefahrengeneigtes Gewerbe haben. Zwei Wochen reichen, wenn die Dienstleistungsanzeige schon läuft und die A1 vorliegen.
Prüfen, ob Ihr Gewerbe reglementiert ist, und die Dienstleistungsanzeige einreichen
Steht Ihre Tätigkeit auf der österreichischen Liste reglementierter Gewerbe (Elektro, Gas, Sanitär, Heizung, Baumeister, Zimmerer, Glaser), melden Sie sie vor dem ersten Arbeitstag beim Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus (BMWET) mit einer Dienstleistungsanzeige (GewO § 373a). Kostenlos, 12 Monate gültig. Bei gefahrengeneigten Gewerben warten Sie auf eine schriftliche Genehmigung: rechnen Sie mit 3 bis 4 Wochen. Beizulegen sind die EU-Bescheinigung Ihrer Handwerkskammer bzw. IHK und ein Handelsregisterauszug oder Ihre Gewerbeanmeldung.
Liste, Unterlagen und Adresse des Ministeriums: Dienstleistungsanzeige Österreich .
A1-Bescheinigung je Mitarbeiter
Die A1 belegt, dass Ihr Mitarbeiter im Heimatland sozialversichert bleibt. In Deutschland beantragen Sie sie bei der gesetzlichen Krankenkasse des Mitarbeiters, bei privat Versicherten bei der Deutschen Rentenversicherung; für Einsätze in mehreren Staaten ist die DVKA zuständig. Sie gilt höchstens 24 Monate, ist personengebunden und liegt am Arbeitsort, in Papierform oder sofort elektronisch vorzeigbar (LSD-BG § 21). Auch ein Selbstständiger braucht sie. Liegt sie zum Start nicht vor, nehmen Sie den Antragsnachweis mit.
Wie der Antrag läuft und welche Stelle zuständig ist: A1-Bescheinigung beantragen (Verfahren gilt für jedes Zielland).
Kollektivvertrag und Einstufung bestimmen
Österreich hat keinen gesetzlichen Mindestlohn. Der Kollektivvertrag der Branche, in der Ihre Leute in Österreich tatsächlich arbeiten, legt den Mindeststundenlohn je Lohngruppe, die Zulagen und das 13. und 14. Gehalt fest, die zum Mindestentgelt zählen. Halten Sie je Mitarbeiter fest, in welche Lohngruppe er fällt.
Wie Sie den KV finden und was im Entgeltvergleich zählt: Mindestlohn Österreich: So funktioniert der Kollektivvertrag .
Arbeitsvertrag oder Dienstzettel auf Deutsch oder Englisch
Am Arbeitsort liegt je Mitarbeiter ein Arbeitsvertrag oder Dienstzettel mit der KV-Einstufung (LSD-BG § 22). Ihr deutscher Arbeitsvertrag reicht nur zusammen mit einem Nachweis der KV-Einstufung; der Dienstzettel deckt beides in einem Dokument ab. Fehlt das Dokument bei einer Kontrolle, kostet das bis zu 20.000 Euro.
ZKO3 einreichen und eine Ansprechperson benennen
Jeden Arbeitnehmer melden Sie vor dem ersten Arbeitstag elektronisch bei der Zentralen Koordinationsstelle des Finanzministeriums mit dem Formular ZKO3 (LSD-BG § 19): Unternehmen, Auftraggeber, Zeitraum, Arbeitsort, Entgelt und je Mitarbeiter Name, Geburtsdatum und Qualifikation. Sie benennen eine Ansprechperson, die während des gesamten Projekts in Österreich ist und der Finanzpolizei die Unterlagen vorlegen kann. Das PDF mit Transaktionsnummer legen Sie an den Arbeitsort. Änderungen melden Sie sofort; ein neuer Auftraggeber oder Arbeitsort ist eine neue ZKO3.
Kostenlos. Formular, Ausnahmen und Ansprechperson: ZKO3-Meldung Österreich Schritt für Schritt .
Eine verspätete Meldung ist für sich strafbar. Vorratsmeldungen sind nicht zulässig.
Was liegt ab Tag 1 am Arbeitsort?
Baustellenmappe auf Deutsch oder Englisch
Je Mitarbeiter, auf Papier oder digital und sofort abrufbar: ZKO3-Bestätigung, A1, Arbeitsvertrag oder Dienstzettel, Lohnzettel, Nachweis der Lohnzahlung, Unterlagen zur KV-Einstufung und Arbeitszeitaufzeichnungen (LSD-BG § 22). Dokumente auf einem Server in Deutschland, die die Ansprechperson nicht sofort öffnen kann, zählen nicht. Bei Einsätzen bis 48 Stunden liegen ZKO3-Bestätigung, Vertrag, Arbeitszeitaufzeichnungen und A1 vor Ort; fordert die Finanzpolizei die Lohnunterlagen an, übermitteln Sie sie für den Kontrollmonat und den Vormonat spätestens 14 Kalendertage nach Ende des Kontrollmonats (LSD-BG § 22). Bis einen Monat nach Ende kann die Behörde Unterlagen anfordern.
Wohnsitz bei der Gemeinde melden (Meldezettel)
Schläft ein Mitarbeiter in einer gemieteten Wohnung oder einem Zimmer bei Privatleuten, meldet er sich binnen 3 Tagen nach Einzug beim Gemeindeamt oder Magistrat mit dem Formular Meldezettel (Meldegesetz § 3). Der Unterkunftgeber unterschreibt mit. Kostenlos; bei Abreise wieder abmelden. Im Hotel führt der Betreiber das Gästeblatt. Länger als 3 Monate: binnen 4 Monaten eine Anmeldebescheinigung beantragen.
Strafe für den Mitarbeiter bei unterlassener Meldung: bis zu 726 Euro.
Was gilt während des Projekts für Stunden, Entgelt und BUAK?
KV-Lohn kein gesetzlicher Mindestlohn
Das Minimum ist der Stundenlohn aus dem Kollektivvertrag Ihrer Branche und Lohngruppe, plus 13. und 14. Gehalt, Zulagen und Überstunden. Unterentlohnung ist der am härtesten bestrafte Verstoß (LSD-BG § 29, bis zu 400.000 Euro).
Arbeitstag 8 Stunden
Arbeitswoche 40 Std. (KV oft 38,5)
Höchstgrenze 12 Std./Tag, 60 Std./Woche
Durchschnitt max. 48 Std. über 17 Wochen
Pause 30 Min. ab 6 Stunden
Tägliche Ruhezeit 11 Stunden
Die Finanzpolizei prüft mit Lohnzettel, Zahlungsnachweis und Arbeitszeitaufzeichnungen, ob Ihr Mitarbeiter mindestens den KV-Lohn erhält, einschließlich 13. und 14. Gehalt . Wie der Entgeltvergleich funktioniert und was zählt: Mindestlohn Österreich .
Bauarbeiten? Dann zahlen Sie an die BUAK, oder lassen sich freistellen
In der österreichischen Bauwirtschaft zahlt die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK) den Urlaub des Bauarbeiters. Führen Ihre Leute Bauarbeiten im Sinne des BUAG aus (Mauern, Dachdecken, Gerüstbau, Verputzen, Fliesen, Erdarbeiten), zahlen Sie je Arbeitsstunde einen Zuschlag von rund 35 Prozent des KV-Stundenlohns. Ihre ZKO3 mit einer Bautätigkeit gilt als Erstmeldung; dauert die Arbeit länger als einen Kalendermonat, melden Sie bis zum 15. jedes Folgemonats über eBUAK. Betriebe, die bei SOKA-BAU einzahlen, können sich freistellen lassen : Der Antrag muss spätestens eine Woche nach Beginn bei der ULAK eingehen, je Entsendung neu. Reine Installationsarbeiten fallen nicht unter die BUAK. Berechnung, Meldung und Freistellung: BUAK für entsendende Betriebe .
Arbeiten Sie mit Subunternehmern oder Selbstständigen?
Ein ausländischer Subunternehmer hat in Österreich genau dieselben Pflichten wie Sie: eigene Dienstleistungsanzeige, eigene ZKO3, A1, KV-Lohn, Unterlagen am Arbeitsort. Bei Bauarbeiten bürgen Sie als Generalunternehmer für das Entgelt seiner Arbeitnehmer (LSD-BG § 9); außerhalb des Baus gilt diese Bürgschaft nicht, die Meldepflichten des Subunternehmers aber schon. Holen Sie deshalb vor dessen Beginn die ZKO3-Bestätigung und die Dienstleistungsanzeige ein und legen Sie sie in Ihre eigene Akte.
Selbstständige ohne Personal geben keine ZKO3 ab, aber Österreich sieht auf die Praxis. Arbeitet ein Selbstständiger unter Ihrer Weisung, zu Ihren Zeiten und mit Ihrem Werkzeug, behandelt ihn die Finanzpolizei als Arbeitnehmer und Sie als Arbeitgeber, der nicht gemeldet hat. Jeder Selbstständige sollte seine eigene A1, seinen Auftrag und seinen Gewerbenachweis bei sich haben.
Überlassung statt Entsendung. Arbeiten Ihre Leute faktisch unter der Leitung des österreichischen Kunden, ohne eigenes Werk und mit dessen Material, ist das Arbeitskräfteüberlassung: ein anderes Formular (ZKO4) plus eine Dienstleistungsanzeige, denn Überlassung ist ein reglementiertes Gewerbe. Ihr Werkvertrag ist das erste Dokument, mit dem Sie den Unterschied belegen.
Arbeiten Sie für einen österreichischen Generalunternehmer, wird der 25 Prozent Ihrer Rechnung zurückhalten wollen oder fragen, ob Sie auf der HFU-Liste stehen. Ein ausländischer Betrieb ohne in Österreich versichertes Personal kann nicht auf diese Liste; vereinbaren Sie die volle Zahlung vorab.
Was ändert sich nach 12 Monaten?
Dauert die Entsendung eines Mitarbeiters länger als 12 Monate, gilt ab diesem Zeitpunkt das gesamte österreichische Arbeitsrecht. Mit einer begründeten Mitteilung auf Deutsch oder Englisch schieben Sie das bis 18 Monate hinaus. Ersetzen Sie einen Mitarbeiter durch einen Kollegen für dieselbe Arbeit, werden die Zeiten addiert. Die ZKO3 selbst läuft höchstens 24 Monate; eine einmonatige Unterbrechung und dann verlängern geht nicht, das ist eine neue Meldung.
Wie ist das mit Steuern und Umsatzsteuer?
Lassen Sie das prüfen
Bei der Lohnsteuer bleibt der Mitarbeiter nach dem Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland–Österreich bis 182 Tage im Kalenderjahr in Deutschland steuerpflichtig; ab dem 183. Tag wechselt die Besteuerung rückwirkend ab Tag 1 nach Österreich. Bau- und Montageprojekte über 12 Monate können eine Betriebsstätte begründen. Bei der Umsatzsteuer gilt gegenüber Unternehmern in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren; bei Privatkunden oder einem Kunden ohne österreichische UID registrieren Sie sich vor der ersten Rechnung in Österreich. Wir geben dazu keine steuerliche Beratung.
Was kostet es, und was sind die Strafen?
bis 20.000 €
Keine, verspätete oder unrichtige ZKO3, oder Unterlagen am Arbeitsort nicht verfügbar (LSD-BG § 26 und § 28). Bei den Lohnunterlagen im Wiederholungsfall bis 40.000 Euro (§ 28). Auch eine falsche Ansprechperson zählt.
bis 400.000 €
Unterentlohnung gegenüber dem Kollektivvertrag (LSD-BG § 29), in fünf gestaffelten Strafrahmen. Bei schweren oder wiederholten Verstößen Untersagung der Dienstleistung für 1 bis 5 Jahre.
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