ZKO3-Meldung für Arbeiten in Österreich: wer meldet, bis wann, welche Daten, Ansprechperson und Ausnahmen. Strafe bis 20.000 Euro bei verspäteter Meldung.
🇦🇹 Österreich · Meldepflicht
Schritt für Schritt · für Unternehmen außerhalb Österreichs
ZKO-Meldung und Registrierungen mit Datum pro Mitarbeiter. Sie melden selbst, die Software prüft. Ein Abonnement pro Land.
Entsenden Sie einen Arbeitnehmer nach Österreich, melden Sie das vor seinem ersten Arbeitstag bei der Zentralen Koordinationsstelle (ZKO) des österreichischen Finanzministeriums, mit dem elektronischen Formular ZKO3 . Die Meldung ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde, wenn die Daten vorliegen. Schwierig sind drei Dinge: die Ansprechperson, die in Österreich sein muss, die Ausnahmen, die enger sind, als sie klingen, und die Änderungen, die Sie sofort nachmelden müssen. Dieser Artikel erklärt, wer melden muss, was in die Meldung gehört und was es kostet, wenn Sie es vergessen.
Aktualisiert September 2026
Quelle LSD-BG § 19, § 23, § 26 · bmf.gv.at (Zentrale Koordinationsstelle)
Kosten kostenlos
Frist Vor dem ersten Arbeitstag
Wie Nur elektronisch
Änderung melden Sofort (unverzüglich)
Strafe bis 20.000 €
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Wer muss die ZKO3-Meldung abgeben?
Jeder Arbeitgeber mit Sitz außerhalb Österreichs, der Arbeitnehmer vorübergehend in Österreich arbeiten lässt (LSD-BG § 19). Die Branche spielt keine Rolle: Bau, Installation, Maschinenbau, Wartung, eine zweitägige Inbetriebnahme. Auch die Arbeitnehmer Ihrer Subunternehmer müssen gemeldet sein, und zwar durch den Subunternehmer selbst. Die Meldung heißt offiziell Entsendemeldung ; in der Praxis sagt jeder ZKO3. Ein Unternehmen mit Sitz in Österreich hat diese Pflicht nicht.
Drei Sonderfälle:
Selbstständige ohne Personal : kein Arbeitnehmer, also keine ZKO3. Sie brauchen aber eine A1 und, bei einem reglementierten Gewerbe, eine Dienstleistungsanzeige . Achtung: Einen Selbstständigen, der unter Ihrer Weisung, zu Ihren Zeiten und mit Ihrem Werkzeug arbeitet, behandelt die Finanzpolizei als Arbeitnehmer, und Sie als Arbeitgeber, der nicht gemeldet hat.
Arbeitskräfteüberlassung : Arbeiten Ihre Leute faktisch unter der Leitung des österreichischen Kunden, ist das keine Entsendung, sondern Überlassung. Dafür gilt das Formular ZKO4 , plus eine Dienstleistungsanzeige, denn Überlassung ist in Österreich ein reglementiertes Gewerbe.
Fahrer im Straßenverkehr melden über das EU-Portal IMI, nicht über die ZKO3. Anderes mobiles Personal nutzt die Variante ZKO3-T.
Welche Ausnahmen gibt es?
Das Gesetz kennt eine Handvoll Ausnahmen. Sie sind enger, als sie klingen, also lesen Sie genau:
Hochverdiener : Arbeitnehmer mit einem Bruttoentgelt von mindestens 8.316 Euro im Monat (Wert 2026; wird jährlich angepasst).
Lieferung und Abholung von Waren sowie kurzfristige Arbeiten mit geringem Zeitaufwand, die für die Inbetriebnahme gelieferter Waren unentbehrlich sind (LSD-BG § 1 Abs. 8). Das Gesetz nennt keine Tageszahl; eine mehrtägige Montage fällt nicht darunter. Ein paar Stunden Nacharbeit an einer gelieferten Maschine können schon herausfallen.
Keine eigene Monteursklausel. Eine 8-Tage-Regel für die Montage von Maschinen steht nicht im LSD-BG; es gilt nur die Ausnahme oben für die Inbetriebnahme gelieferter Waren. Eine mehrtägige Montage melden Sie.
Konzernspezialisten , die innerhalb des eigenen Konzerns eingesetzt werden, bis zu 2 Monate im Kalenderjahr, sowie bestimmte Schulungs-, Forschungs- und Vortragstätigkeiten.
Fallen Sie unter eine Ausnahme, bleibt die A1 Pflicht . Im Zweifel: melden, oder kostenlos bei der ZKO nachfragen (Post.ABB-Finpol-ZKO@bmf.gv.at, +43 50233-554194). Legen Sie die Antwort in Ihre Projektakte.
Bis wann muss die Meldung vorliegen?
Vor Arbeitsbeginn. Die frühere Frist von einer Woche vorab ist abgeschafft; eine Meldung am selben Tag, vor dem ersten Hammerschlag, ist zulässig. Planen Sie trotzdem mindestens eine Woche voraus: Sie brauchen je Mitarbeiter die Personendaten, die KV-Einstufung und die Daten des Auftraggebers. Eine verspätete Meldung ist für sich strafbar, auch wenn sonst alles stimmt.
Die Meldung erfolgt je Auftrag und muss zur echten Situation passen. Vorratsmeldungen für alle Fälle sind nicht zulässig. Wiederholte Einsätze beim selben Auftraggeber können Sie in einer Rahmenmeldung für höchstens 6 Monate bündeln; gleichartige Kurzeinsätze bei mehreren Auftraggebern innerhalb einer Woche in einer Sammelmeldung . Für Bauarbeiten, die unter das BUAG fallen, ist eine Rahmenmeldung nicht zulässig (entsendeplattform.at). Der Zeitraum einer ZKO3 reicht von 1 Tag bis höchstens 24 Monate.
Eine Meldung je Auftraggeber und Arbeitsort. Ein neuer Auftraggeber oder ein Arbeitsort, der nicht in der Meldung steht, verlangt eine neue ZKO3. Bis zu fünf Arbeitsorte für denselben Auftraggeber und dieselben Mitarbeiter passen in eine Meldung; ab dem zweiten Ort geben Sie Beginn und voraussichtliche Dauer an.
Was steht in der ZKO3?
Das Formular fragt in sieben Blöcken ab:
Ihr Unternehmen : Name, Anschrift, Rechtsform, Unternehmensgegenstand und UID-Nummer. Diese Angaben müssen zu Ihrem Handelsregisterauszug bzw. Ihrer Gewerbeanmeldung passen; ein Prüfer legt beides nebeneinander.
Vertretungsbefugte Person Ihres Unternehmens.
Ansprechperson in Österreich : siehe unten, hier passieren die meisten Fehler.
Österreichischer Auftraggeber : Name und Anschrift des Unternehmens, für das Sie die Arbeiten ausführen.
Zeitraum : Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeiten in Österreich sowie die Arbeitszeiten.
Je Mitarbeiter : Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Sozialversicherungsnummer, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Qualifikation, der österreichische Kollektivvertrag und die Lohngruppe, nach der er bezahlt wird, und das Entgelt. Für Drittstaatsangehörige zusätzlich Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis aus Ihrem Land.
Arbeitsort(e) in Österreich und der Ort, an dem die Pflichtunterlagen (Vertrag, Lohnzettel, Arbeitszeit) während des Projekts bereitgehalten werden.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigung als PDF mit Transaktionsnummer . Drucken Sie sie und legen Sie sie an den Arbeitsort; die Transaktionsnummer brauchen Sie für jede Änderung.
Wer darf Ansprechperson sein?
Die Ansprechperson (LSD-BG § 23) ist der Kontakt für die Finanzpolizei. Zwei Wege:
Ein entsandter Arbeitnehmer , der während des gesamten Projekts in Österreich ist, die Unterlagen vorlegen kann und Zustellungen für Ihr Unternehmen entgegennehmen darf. In der Praxis Ihr Vorarbeiter oder Projektleiter vor Ort. Auch der Inhaber oder Geschäftsführer kann es sein, wenn er die ganze Zeit dort ist.
Ein österreichischer Parteienvertreter : ein in Österreich niedergelassener Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar oder Wirtschaftstreuhänder. Dann können Sie ihn auch als Ort angeben, an dem die Unterlagen liegen, sodass Ansprechperson und Akte in einer Hand sind.
Was nicht geht: Ihr Büro in Deutschland angeben, oder einen Kollegen, der gelegentlich vorbeikommt. Eine unvollständige oder falsche Ansprechperson ist ein eigener Verstoß.
Wie reichen Sie die Meldung ein?
Daten zusammenstellen
Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, Werkvertrag mit dem österreichischen Kunden, je Mitarbeiter Pass, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, A1 und die KV-Einstufung. Die A1 schicken Sie nicht mit, aber Entgelt und Lohngruppe, die Sie angeben, müssen zum Dienstzettel passen, der später am Arbeitsort liegt.
Formular ZKO3 auf dem Formularserver des Ministeriums öffnen
Das Formular finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen unter Zentrale Koordinationsstelle. Sie brauchen keine österreichische ID Austria; das Formular ist für ausländische Unternehmen gemacht. Ausfüllen auf Deutsch oder Englisch.
https://www.bmf.gv.at/themen/betrugsbekaempfung/zentrale-koordinationsstelle.html
Absenden und Bestätigung sichern
Nach dem Absenden laden Sie das PDF mit Transaktionsnummer herunter. Drucken Sie es für die Baustellenmappe und geben Sie der Ansprechperson eine Kopie. Bei einer Bautätigkeit geht Ihre Meldung automatisch an die Urlaubskasse BUAK ; bei Drittstaatsangehörigen an das Arbeitsmarktservice AMS, das binnen zwei Wochen eine EU-Entsendebescheinigung ausstellt oder ablehnt.
Änderungen: Änderungsmeldung mit der Transaktionsnummer
Zusätzlicher Mitarbeiter, andere Arbeitszeiten, späterer Beginn, früheres Ende, Krankheit: sofort melden, sobald Sie davon wissen (LSD-BG § 19: unverzüglich), mit dem Formular ZKO3-Änderungsmeldung und der ursprünglichen Transaktionsnummer. Ein neuer Arbeitsort oder ein neuer Auftraggeber geht nicht per Änderung; das ist eine neue ZKO3. Eine Unterbrechung von einem Monat und dann verlängern geht ebenfalls nicht: neue Meldung.
Keine E-Mail, kein Fax, kein Brief. Die ZKO3 geht ausschließlich elektronisch über das Formular. Eine gescannte Meldung an die Finanzpolizei zu mailen ist keine Meldung.
Was passiert nach der Meldung?
Sie erhalten keine Genehmigung; die Meldung ist eine Erklärung, und die Bestätigung mit Transaktionsnummer ist Ihr Nachweis. Ab dem ersten Arbeitstag liegen am Arbeitsort, auf Deutsch oder Englisch: diese Bestätigung, die A1 je Mitarbeiter, der Arbeitsvertrag oder Dienstzettel mit KV-Einstufung, die Lohnzettel, der Zahlungsnachweis und die Arbeitszeitaufzeichnungen (LSD-BG § 22). Bei Einsätzen bis 48 Stunden liegen ZKO3-Bestätigung, Vertrag, Arbeitszeitaufzeichnungen und A1 vor Ort; die Lohnunterlagen für den Kontrollmonat und den Vormonat übermitteln Sie auf Anforderung spätestens 14 Kalendertage nach Ende des Kontrollmonats (LSD-BG § 22). Arbeiten Sie für einen österreichischen Generalunternehmer, will der Ihre Bestätigung sehen: Er bürgt für das Entgelt Ihrer Leute.
Was kostet es, wenn Sie es nicht tun?
1.000 – 20.000 €
Strafe für eine fehlende, verspätete oder unrichtige ZKO3: bis 20.000 Euro (LSD-BG § 26); seit September 2021 gilt eine Strafe je Betrieb, nicht mehr je Arbeitnehmer. Unterlagen am Arbeitsort nicht verfügbar: bis 20.000 Euro, im Wiederholungsfall bis 40.000 Euro (§ 28). Bei schweren oder wiederholten Verstößen Untersagung der Dienstleistung für 1 bis 5 Jahre. Die Finanzpolizei kontrolliert unangekündigt.
Häufige Fragen
Muss ich einen eintägigen Serviceeinsatz melden?
Ja, außer er fällt unter eine der Ausnahmen: Lieferung oder Abholung von Waren oder kurzfristige Arbeiten mit geringem Zeitaufwand, um gelieferte Waren in Betrieb zu nehmen (LSD-BG § 1 Abs. 8). Eine Reparatur oder Wartung ist normale Arbeit und wird gemeldet.
Darf mein Vorarbeiter Ansprechperson sein?
Ja, wenn er während des gesamten Projekts in Österreich ist, die Unterlagen vorlegen kann und Zustellungen für Ihr Unternehmen annehmen darf. Fährt er zwischendurch nach Hause, melden Sie per Änderungsmeldung eine andere Ansprechperson.
Mein Projekt dauert länger. Muss ich neu melden?
Nein, Sie melden das neue Enddatum sofort per Änderungsmeldung mit der Transaktionsnummer. Nur ein neuer Auftraggeber, ein neuer Arbeitsort oder eine Unterbrechung von einem Monat verlangen eine neue ZKO3.
Brauche ich eine ID Austria oder Handy-Signatur?
Nein. Das ZKO3-Formular auf dem Formularserver des Finanzministeriums ist für ausländische Unternehmen ohne österreichische elektronische Identität nutzbar.
Was ist der Unterschied zwischen ZKO3 und ZKO4?
ZKO3 ist für die Entsendung: Ihre Leute erfüllen Ihren Auftrag unter Ihrer Leitung. ZKO4 ist für die Überlassung (Arbeitskräfteüberlassung): Ihre Leute arbeiten unter der Leitung des österreichischen Kunden. Überlassung ist zudem ein reglementiertes Gewerbe, mit Dienstleistungsanzeige.
→ Vollständige Checkliste für Arbeiten in Österreich: alle Pflichten auf einen Blick
Die ZKO3 ist eine von neun
Dienstleistungsanzeige, Dienstzettel mit KV-Einstufung, BUAK, Lohnzettel und Arbeitszeit. Unsere Software listet alle Pflichten für Ihr Projekt mit Fristen, prüft die Daten, bevor Sie sie ins Formular übertragen, und bewahrt die Bestätigung beim Mitarbeiter auf.
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Operative Orientierung auf Basis des Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetzes (LSD-BG §§ 19, 21–23, 26–28), der Seite Zentrale Koordinationsstelle auf bmf.gv.at (gelesen am 15. September 2026). Keine Rechtsberatung.
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