Meldprocedure Zwitserland (Meldeverfahren): personeel melden via EasyGov, stap voor stap (2026)

Gaan je monteurs over twee weken naar een klus in Zürich? Meld die inzet dan vooraf online bij het Zwitserse Staatssekretariat für Migration (SEM), via EasyGov. Doe dat minstens acht kalenderdagen vóór de eerste werkdag. In de bouw en afbouw geldt de meldplicht vanaf de eerste werkdag, hoe kort de klus ook is. Hieronder staat de meldprocedure (Meldeverfahren) stap voor stap.

Geldt dit voor jou?

Wie moet de detachering naar Zwitserland melden?

Elke werkgever met zetel in de EU of EVA die medewerkers naar Zwitserland stuurt, meldt de inzet vooraf. Tot 90 effectieve werkdagen per kalenderjaar is daarvoor geen vergunning nodig. De basis is het verdrag over vrij personenverkeer tussen Zwitserland en de EU (Freizügigkeitsabkommen, FZA). Zwitserland is geen EU-land. De minimumvoorwaarden voor je medewerkers staan in de Zwitserse detacheringswet (Entsendegesetz) en het uitvoeringsbesluit daarbij.

• Teller: de 90 werkdagen tellen voor je bedrijf als geheel én voor elke medewerker apart.
• Account: je bedrijf opent één account via EasyGov.swiss. Elke inzet registreer je apart.
• Kosten: de online melding is gratis.
• Papier: een formulier per post of fax mag alleen als de online weg technisch niet werkt. Melden per e-mail mag niet.
• Zzp'er: jij meldt je eigen medewerkers. Een zelfstandige, ook je eigen zzp-onderaannemer, meldt zichzelf en heeft een eigen teller van 90 dagen.

Voor medewerkers zonder EU/EVA-paspoort geldt een extra voorwaarde. Die staat bij de vragen.

Vanaf wanneer is melden verplicht: dag 1, na 8 dagen of niet?

In de bouw en afbouw (Bauhaupt- und Baunebengewerbe) is melden verplicht vanaf de eerste werkdag. De duur van de klus maakt niet uit. Ook deze sectoren melden vanaf dag 1:

• hoveniers en tuinaanleg;
• horeca en hotels;
• schoonmaak, bewaking en beveiliging;
• ambulante handel (niet kermissen en circussen) en de erotiekbranche.

Het Zwitserse bouwbegrip is breed. Het gaat om alle werk voor het bouwen, repareren, onderhouden, veranderen of slopen van bouwwerken. Dat loopt van grondwerk en ruwbouw via montage, inrichting en uitrusting tot schilderen en reinigen. Een installatie-, metaalbouw- of machinebouwbedrijf dat op een Zwitserse bouwplaats monteert of repareert, meldt dus vanaf de eerste dag.

Buiten die sectoren gelden acht meldingsvrije dagen. Je meldt pas als het werk in Zwitserland meer dan acht dagen per kalenderjaar duurt. Die acht dagen gelden per kalenderjaar, voor je bedrijf en voor elke medewerker.

De regel van het SEM: productief werk meld je. Het SEM noemt in zijn richtlijnen wat je niet meldt:

• Niet melden: klantgesprekken over het contract of de ondertekening, interne kick-off- en afstemmingsoverleggen, het puur afleveren van goederen inclusief lossen, en theoretische cursussen zonder inzet in het werk.
• Wel melden: inmeten vóór of na de opdracht, plannings- en adviesgesprekken met de klant, montage, installatie en eindcontroles, reparatie-, onderhouds- en garantiewerk, en de oplevering.

Hoe lang van tevoren meld je?

Meld de inzet minstens acht kalenderdagen vóór de eerste werkdag. Zon- en feestdagen tellen mee. Werken mag op zijn vroegst op de negende dag; de meldingsdag telt als dag 1. Een voorbeeld: meld je op maandag, dan mag je op dinsdag van de week erna beginnen.

De acht dagen zijn een wachttijd (Voranmeldefrist), geen verwerkingstijd. Begin je eerder, dan overtreed je de meldplicht. Dat geldt ook als de bevestiging van het kanton al binnen is. De bevestigingsmail draagt dan een waarschuwing.

Verwar deze wachttijd niet met de acht meldingsvrije dagen. De meldingsvrije dagen bepalen óf je moet melden. De wachttijd bepaalt wanneer je mag beginnen.

Welke termijnen en tellers gelden?

Bron: EntsG art. 6 lid 3; EntsV art. 5 en 6; FZA bijlage I art. 17; Weisungen VFP van het SEM (II 3.3.7 en 3.3.8); VMD art. 6.

Wat staat er in de melding?

De melding noemt per medewerker:

• Persoon: naam, voornaam, nationaliteit, geslacht, geboortedatum en het socialezekerheidsnummer in het land van vestiging.
• Werk: startdatum, verwachte duur, soort werk, werkzaamheden en functie, en de exacte werkplek.
• Contact: naam en adres van een contactpersoon die jij aanwijst.
• Verblijf: bij medewerkers zonder EU/EVA-paspoort hun verblijfsstatus in het land van waaruit je detacheert.

Het lastigste veld is het loon. Vul het bruto-uurloon in dat je voor het werk in Zwitserland werkelijk betaalt (Bruttostundenlohn). Dus geen richtbedrag en geen rekenwaarde. Het kanton mag de bevestiging niet weigeren omdat het loon te laag lijkt. Het loon wordt later gecontroleerd, tegen het Zwitserse minimum. Hoe je dat minimum bepaalt, lees je in het artikel Minimumloon Zwitserland. Met de melding verklaar je ook dat je de Zwitserse minimumvoorwaarden kent en naleeft.

Eén melding geldt per werkplek en per opdracht. Werk je in etappes aan dezelfde opdracht op dezelfde plek? Dan volstaat één melding. Dat geldt ook voor onderhoud en service voor één klant op meerdere plekken in één kanton. Je noemt dan de eerste locatie.

Wanneer doe je wat?

1. Eenmalig Open een account voor je bedrijf via EasyGov.swiss.
2. Vóór de melding Zoek het Zwitserse minimumloon voor het werk op. In de melding vul je het werkelijk betaalde bruto-uurloon in. Spreek af wie je contactpersoon is.
3. Minstens 8 kalenderdagen vóór de start Voer elke inzet apart in. Vul de effectieve werkdagen in, niet de hele periode. Gemelde dagen gaan van je teller af.
4. Na de melding Het kanton van de werkplek stuurt een bevestigingsmail. Bewaar die bij de papieren van de klus.
5. Dag 9 Je mensen mogen beginnen.
6. Bij een wijziging Meld die direct en vóór de start aan het kanton.

Wie is de contactpersoon in Zwitserland?

Het portaal vraagt contactgegevens in Zwitserland voor de duur van de inzet. Dat is een aanspreekpunt (Kontaktperson) dat de Zwitserse autoriteiten kunnen bereiken. Dat kan zijn:

• je opdrachtgever;
• de verantwoordelijke hoofdaannemer, architect of uitvoerder;
• een gedetacheerde medewerker met een Zwitsers bouwplaatsadres en mobiel nummer;
• de zelfstandige zelf.

Twee eisen: die persoon weet dat hij genoemd is, en hij kan vragen van de autoriteiten over de inzet beantwoorden. De wet staat ook een contactpersoon in het buitenland toe. Het online formulier vraagt toch om gegevens in Zwitserland. Spreek dus vóór de melding af wie je noemt. Geef die persoon de gegevens van de melding.

Hoe tellen de 90 dagen?

De 90 dagen tellen per bedrijf en per gedetacheerde persoon. Medewerkers op dezelfde dag tellen niet op. Drie monteurs op vijf dagen kosten vijf bedrijfsdagen. Drie monteurs op elk vijf andere dagen kosten er vijftien. Heeft een medewerker zijn 90 dagen bij één werkgever opgebruikt? Dan mag een andere werkgever hem dat jaar niet opnieuw detacheren.

• Hele dag: elke begonnen dag telt als hele dag. Eén uur op de bouwplaats is één dag.
• Effectieve dagen: alleen gemelde werkdagen gaan van de teller af. Meld je de hele periode, dan eten de weekenden je teller op.
• Twee werkplekken: een medewerker mag niet tegelijk op twee werkplekken gemeld staan. Twee werkplekken na elkaar op één dag tellen één keer, als je de tijden in het commentaarveld zet.
• Dag vervalt: meld dat vóór 12:00 uur op die dag aan het kanton. Dan krijg je de dag terug. Achteraf schrappen kan niet.
• Aankomstdag: een pure aankomstdag zonder voorbereidend werk meld je niet. Die kost geen dag.
• Nieuw jaar: de tellers beginnen op 1 januari opnieuw.

Wat je doet als 90 dagen niet genoeg zijn, lees je in het artikel Werkvergunning Zwitserland.

Wat doe je bij wijzigingen of nood?

Een verzonden melding kun je online niet meer aanpassen of intrekken. Meld wijzigingen direct en vóór de start aan het kanton. Bij een kortere of langere duur doe je dat vóór de afwijking ingaat. Er zijn drie routes:

• E-mail aan het kanton met verwijzing naar de melding volstaat bij een latere start (als de acht dagen gehaald blijven), een andere duur, een onderbreking of een annulering.
• Nieuwe online melding zonder nieuwe wachttijd bij andere of extra medewerkers (ziekte, vervanging). Ook bij hervatting binnen drie maanden en bij vervolgwerk aan hetzelfde project.
• Nieuwe melding met de volle acht dagen bij hervatting na meer dan drie maanden, een andere werkplek of een nieuw project.

Een verkeerd ingevulde werkplek vraagt een nieuwe melding met acht dagen wachttijd. Wil je een inzet vervroegen? Dan tellen de acht dagen vanaf de oorspronkelijke melddatum. Zo doet het kanton Zürich het. Vraag het bij een ander kanton vooraf na.

De noodregeling (Notfallregelung) is de uitzondering op de acht dagen. Werken mag dan op zijn vroegst op de dag van de melding. Ze geldt voor reparaties na schade, ongevallen, natuurgeweld en andere onvoorziene gebeurtenissen. Er gelden twee voorwaarden tegelijk:

• het werk herstelt een plotselinge schade en voorkomt vervolgschade;
• het begint zonder uitstel, in de regel binnen drie kalenderdagen na de schade, zon- en feestdagen meegerekend.

Licht de noodsituatie toe in het veld ‘Kommentar’ van de melding. Een opdracht op korte termijn of een krappe planning is geen noodgeval. Gebeurt de schade in het weekend, op een feestdag of 's nachts? Dan is melden vóór 12:00 uur op de volgende werkdag op tijd.

Moet je ook bij het SBFI melden?

Ja, als je medewerkers in Zwitserland een gereglementeerd beroep uitoefenen. Dan meld je het werk vóór de start ook online bij het Staatssekretariat für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI). De eerste melding kost CHF 90. Verlengingen zijn gratis.

• Op de lijst, heel Zwitserland: elektricien, elektro-installateur, elektrocontroleur en kraanmachinist.
• Op de lijst, vier kantons: bouwmachinist in Genève, Neuchâtel, Vaud en Wallis.
• Niet op de lijst: heftruckchauffeur, steigerbouwer, lasser, dakdekker, schilder en de vakken sanitair en verwarming. Daarvoor is geen SBFI-melding nodig.

Controleer je beroep op de lijst van het SBFI. Bij de SBFI-melding horen:

• het bewijs van nationaliteit;
• het bewijs van rechtmatige vestiging in Nederland, hoogstens drie maanden oud (vraag na bij het nationale contactpunt voor beroepskwalificaties);
• een gewaarmerkte kopie van het diploma;
• de betaling.

Het SBFI stuurt het dossier door naar de bevoegde instantie. Die heeft vanaf het complete dossier één maand de tijd. Dien dus minstens een maand vóór de start in. Begin pas als die instantie laat weten dat er niets tegen het werk is. De melding geldt voor één kalenderjaar. Verleng de SBFI-melding elk jaar; dat kan vanaf november. Bij een gereglementeerd beroep is de meldbevestiging van het SEM volgens de SBFI-lijst een voorwaarde om te mogen werken.

Voor elektro-installaties heb je ook een installatievergunning nodig van het Eidgenössisches Starkstrominspektorat (ESTI). De vergunninghouder moet bij het werk aanwezig zijn en toezicht houden.

Wat gebeurt er als de melding ontbreekt of te laat is?

Het kanton legt een bestuurlijke boete op (Verwaltungssanktion). In het kanton Zürich werden van januari tot en met augustus 2026 442 overtredingen van de meldplicht vastgesteld. Het dienstverleningsverbod (Dienstleistungssperre) verbiedt je diensten in Zwitserland aan te bieden. In bijzonder ernstige gevallen komen boete en verbod samen. Valt je werk onder een algemeen verbindende cao? Dan komt daar de contractuele boete van de paritaire commissie bij, met de controlekosten. Zo krijg je een dubbele sanctie, van commissie en kanton.

Na je online melding stuurt het kanton een bevestigingsmail. Bij een papieren melding krijg je een bevestiging alleen op verzoek en tegen betaling.

Welke fouten zien we het vaakst?

• Beginnen zodra de bevestiging binnen is. De acht dagen zijn een wachttijd. Een eerdere start is een overtreding, ook met bevestiging.
• De hele periode melden. Gemelde dagen gaan van je teller af. Meld de effectieve werkdagen, niet de hele periode.
• Een krappe planning als noodgeval melden. Een opdracht op korte termijn is geen noodgeval.
• De werkplek verkeerd invullen. Dat vraagt een nieuwe melding met acht dagen wachttijd.

Veelgestelde vragen over de meldprocedure Zwitserland

Verder lezen

Operationele richtlijn op basis van EntsG (SR 823.20) art. 1, 2, 6 en 9, EntsV (SR 823.201) art. 5 en 6, FZA bijlage I art. 17 en 20, de Weisungen VFP van het SEM (bijlage 5), BGMD en VMD, en de websites van SEM (sem.admin.ch), SECO (seco.admin.ch), SBFI (sbfi.admin.ch), kanton Zürich (zh.ch) en EasyGov (easygov.swiss), gelezen in september 2026. Geen juridisch of fiscaal advies.