WKA-gegevens: wat leg je vast per onderaannemer en werknemer?

Nederland · WKA-gegevens en mandagenregister

Je onderaannemer is begonnen en je vraagt je af welke gegevens je nodig hebt van zijn mensen. Dit artikel legt uit wat WKA-gegevens zijn, welke gegevens je per werknemer en per onderaannemer vastlegt, hoe het mandagenregister werkt, wat er gebeurt als gegevens ontbreken en hoe lang je ze bewaart.

→ Alles over de WKA en buitenlandse onderaannemers voor hoofdaannemers

Herken je dit? Je onderaannemer is begonnen en je weet niet welke gegevens je van zijn mensen vastlegt. De kaarten hieronder zetten ze per werknemer en per onderaannemer op een rij.

Wat zijn WKA-gegevens?

WKA-gegevens zijn de vastlegging waarmee je laat zien wie er voor je onderaannemer op je project werkt, welke dagen en hoeveel uur. Ze horen bij de ketenaansprakelijkheid van artikel 35 Invorderingswet 1990 en ze beperken je aansprakelijkheid.

Je legt ze vast vanaf de eerste werkdag, en de uren houd je gedurende het werk bij. Ze gelden voor Nederlandse en buitenlandse onderaannemers op dezelfde manier.

Welke gegevens leg je vast per werknemer en per onderaannemer?

Elk jaar een KVK-uittreksel opvragen is gangbare praktijk, geen regel. De A1 vraag je per persoon op als onderdeel van een goed dossier en niet omdat de wet het eist.

Wie levert de WKA-gegevens aan en hoe krijg je ze compleet?

Je onderaannemer levert de gegevens aan. Je mag ook een lijst van de onderaannemer gebruiken en die zelf aanvullen met het BSN. Neem de gegevens over vanuit het originele document.

De buitenlandse werkgever heeft de melding in het meldloket gedaan en daarin staan al naam, nationaliteit, A1 en de datums van het werk. Hij kan een kopie van die melding 2 jaar downloaden en aan jou geven. Controleer die melding binnen 5 werkdagen na de start.

Wat is het mandagenregister?

Het mandagenregister is de lijst van personen, dagen en uren van het werk, De Belastingdienst heeft er een voorbeeld van gepubliceerd. Je houdt het bij gedurende het werk.

Het register is ook een voorwaarde voor een storting op de g-rekening die je vrijwaart van aansprakelijkheid: je administratie moet het contract, de personen met dagen en uren en de betalingen tonen.

Moet je een kopie van het identiteitsbewijs bewaren?

Voor je WKA-gegevens vraag je geen kopie van het identiteitsbewijs, je legt de gegevens vast vanuit het originele document. Een rijbewijs telt niet als bewijs van identiteit.

De Wet arbeid vreemdelingen heeft een eigen regel: een kopie is verplicht voor eigen werknemers en voor mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet in je dienst zijn. Voor niet-werknemers uit de EER en Zwitserland is een kopie verboden en leg je alleen de gegevens vast. De kopie bewaar je 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het werk eindigde. De boete voor het overtreden van de kopieplicht is € 1.500.

Wat leg je vast als een buitenlandse werknemer geen BSN heeft?

De Belastingdienst noemt het BSN als gegeven waaruit blijkt wie iemand is, en je legt het vast als de werknemers beginnen. Wat je vastlegt bij een gedetacheerde werknemer zonder BSN, staat niet op de officiële pagina's. De melding in het meldloket vraagt het BSN als het beschikbaar is.

Leg dan alle andere gegevens vast: naam, adres, geboortedatum, nationaliteit, identiteitsgegevens en uren.

Wat gebeurt er als WKA-gegevens ontbreken?

Ontbreken gegevens, is de identiteit niet vastgesteld of ontbreekt het bewijs van recht op arbeid, dan kan de Belastingdienst het anoniementarief toepassen. Daarvoor word je aansprakelijk gehouden. Het anoniementarief is het hoogste tarief. In de wet is het 52 % van het loon voor een inhoudingsplichtige (wie belasting en premies op het loon moet inhouden), artikel 26b Wet op de loonbelasting 1964. Stand: 22 oktober 2026, de wettekst van dit moment.

Met de gegevens uit de tabel hierboven kun je de Belastingdienst vragen om matiging (een lager bedrag).

Hoe lang bewaar je WKA-gegevens?

Voor de administratie die voor de belasting van belang is, geldt een bewaartermijn van 7 jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Dat is de algemene regel voor je boekhouding en geen termijn die speciaal voor WKA-gegevens is vastgesteld. De Belastingdienst noemt voor het dossier van de hoofdaannemer zelf geen termijn.

Andere regelingen hebben eigen termijnen. De kopie van het identiteitsbewijs bewaar je 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het werk eindigde. De buitenlandse werkgever bewaart de documenten op de werkplek 5 jaar na afloop van het werk. Bij inhuur bewaar je de vastlegging van de Wtta vanaf 1 januari 2027 7 jaar na afloop van het kalenderjaar.

Welke WKA-gegevens leg je vast van een zzp'er?

Een zzp'er zonder personeel heeft zelf geen loonheffingen af te dragen en daar zit in principe geen WKA-risico, tenzij hij het werk weer uitbesteedt. Zijn identiteit controleer je wel, zoals die van iedereen op je bouwplaats.

Een zzp'er zonder personeel krijgt geen g-rekening en geen verklaring betalingsgedrag. Hij krijgt van de Belastingdienst een schriftelijke weigering die hij je kan laten zien. Een buitenlandse zzp'er in de bouw meldt zichzelf in het meldloket. Een kopie van zijn identiteitsbewijs vraag je niet als hij uit de EER of Zwitserland komt.

Wat verandert er bij inhuur op 1 januari 2027?

Vanaf 1 januari 2027 legt de inlener uiterlijk op de eerste dag van de inhuur vast welke arbeidskracht door welk bedrijf aan hem ter beschikking wordt gesteld. Hij bewaart dat 7 jaar na afloop van het kalenderjaar. De uitlener meldt je dat vóór de inhuur schriftelijk of elektronisch. Dat geldt bij inhuur en niet bij aanneming van werk onder de eigen leiding van de onderaannemer.

Stand: 22 oktober 2026. De tekst kan voor de inwerkingtreding nog wijzigen. Of overtreding in 2027 wordt beboet, staat niet vast.

Veelgestelde vragen over WKA-gegevens

Verder lezen

Operationele richtlijn op basis van de Invorderingswet 1990 (artikel 34 en 35), de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004, de Wet op de loonbelasting 1964 (artikel 26b), de Algemene wet inzake rijksbelastingen (artikel 52), de Wet arbeid vreemdelingen, de Waadi en de websites van de Belastingdienst en de Nederlandse Arbeidsinspectie, gelezen op 22 oktober 2026. Geen juridisch of fiscaal advies.