Zgłoszenie ZKO3 przy pracy w Austrii: kto zgłasza, do kiedy, jakie dane, osoba kontaktowa i wyjątki. Kara do 20 000 euro za spóźnione zgłoszenie.
🇦🇹 Austria · Obowiązek zgłoszenia
Zgłoszenie krok po kroku · dla firm z Polski i innych krajów UE
Zgłoszenie ZKO i rejestracje z terminem dla każdego pracownika. Zgłaszasz sam, oprogramowanie sprawdza. Jeden abonament na kraj.
Jeśli delegują Państwo pracownika do Austrii, muszą go Państwo zgłosić przed jego pierwszym dniem pracy do Zentrale Koordinationsstelle (ZKO) — centralnej jednostki koordynacyjnej austriackiego ministerstwa finansów — na elektronicznym formularzu ZKO3 . Zgłoszenie jest bezpłatne i zajmuje pół godziny, jeśli mają Państwo wszystkie dane pod ręką. Kłopot sprawiają trzy rzeczy: osoba kontaktowa, która musi przebywać w Austrii, wyjątki węższe, niż się wydaje, oraz zmiany, które trzeba zgłaszać od razu. W tym artykule wyjaśniamy, kto musi złożyć zgłoszenie, co w nim podać i czym grozi jego pominięcie.
Aktualizacja wrzesień 2026
Źródło LSD-BG § 19, § 23, § 26 · bmf.gv.at (Zentrale Koordinationsstelle)
Koszt bezpłatnie
Termin Przed pierwszym dniem pracy
Jak Tylko elektronicznie
Zgłoszenie zmiany Natychmiast (niezwłocznie)
Kara do 20 000 €
→ Projekt w Austrii startuje już wkrótce? Proszę zapytać o ofertę: ZKO3 z pomocą przy wypełnianiu i wszystkie pozostałe obowiązki z terminami, dla każdego pracownika osobno, w jednym programie.
Kto musi złożyć zgłoszenie ZKO3?
Każdy pracodawca z siedzibą poza Austrią, który czasowo kieruje pracowników do pracy w Austrii (LSD-BG § 19 — austriacka ustawa przeciw dumpingowi płacowemu i socjalnemu). Branża nie ma znaczenia: budownictwo, instalacje, budowa maszyn, serwis, dwudniowy rozruch urządzenia. Zgłoszeni muszą być także pracownicy Państwa podwykonawców — ale zgłasza ich sam podwykonawca. Oficjalna nazwa zgłoszenia to Entsendemeldung ; w praktyce wszyscy mówią po prostu ZKO3.
Trzy sytuacje szczególne:
Samozatrudniony bez pracowników : nie jest pracownikiem, więc ZKO3 go nie dotyczy. Potrzebuje jednak zaświadczenia A1 z ZUS, a w zawodzie regulowanym także zgłoszenia Dienstleistungsanzeige . Uwaga: samozatrudnionego, który pracuje pod Państwa kierownictwem, w Państwa godzinach i Państwa narzędziami, Finanzpolizei (austriacka policja finansowa, kontroluje budowy) potraktuje jak pracownika, a Państwa jak pracodawcę, który go nie zgłosił.
Praca tymczasowa (Arbeitskräfteüberlassung, czyli użyczanie pracowników): jeśli Państwa pracownicy faktycznie pracują pod kierownictwem austriackiego klienta, to nie jest delegowanie, lecz praca tymczasowa. Obowiązuje wtedy formularz ZKO4 oraz Dienstleistungsanzeige, bo praca tymczasowa jest w Austrii zawodem regulowanym.
Kierowcy w transporcie drogowym są zgłaszani przez unijny portal IMI, a nie przez ZKO3. Dla pozostałego personelu mobilnego służy odmiana formularza o nazwie ZKO3-T.
Jakie są wyjątki?
Ustawa przewiduje kilka wyjątków. Są węższe, niż się wydaje, dlatego proszę czytać je dokładnie:
Wysokie wynagrodzenie : pracownicy z wynagrodzeniem brutto co najmniej 8 316 euro miesięcznie (kwota na 2026 rok; zmienia się co rok).
Dostawa i odbiór towarów oraz krótkie prace o niewielkim nakładzie czasu, niezbędne do uruchomienia dostarczonego towaru (LSD-BG § 1 ust. 8). Ustawa nie podaje liczby dni; kilkudniowy montaż nie mieści się w tym wyjątku. Nawet kilka godzin poprawek przy dostarczonej maszynie może już wyjść poza ten wyjątek.
Nie ma osobnej klauzuli monterskiej. Zasada „8 dni” na montaż maszyn (Monteursklausel) nie występuje w LSD-BG; obowiązuje tylko opisany wyżej wyjątek dla uruchomienia dostarczonego towaru. Kilkudniowy montaż trzeba zgłosić.
Specjaliści z grupy kapitałowej delegowani wewnątrz własnej grupy, do 2 miesięcy w roku kalendarzowym, a także określone szkolenia, badania i wykłady.
Jeśli mieszczą się Państwo w którymś z wyjątków, zaświadczenie A1 nadal jest obowiązkowe . W razie wątpliwości proszę zgłosić pracownika albo bezpłatnie zapytać ZKO (Post.ABB-Finpol-ZKO@bmf.gv.at, +43 50233-554194). Proszę zachować odpowiedź w dokumentacji projektu.
Do kiedy trzeba złożyć zgłoszenie?
Przed rozpoczęciem pracy. Dawny wymóg zgłoszenia tydzień wcześniej został zniesiony: zgłoszenie złożone tego samego dnia, byle przed rozpoczęciem pracy, jest dopuszczalne. Mimo to proszę planować co najmniej tydzień wcześniej, bo potrzebne są dane osobowe każdego pracownika, jego grupa zaszeregowania z układu zbiorowego i dane zleceniodawcy. Samo spóźnienie ze zgłoszeniem jest już karane, nawet jeśli wszystko inne jest w porządku.
Zgłoszenie składa się na każde zlecenie i musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Zgłoszenia „na zapas” (Vorratsmeldung) są niedopuszczalne. Powtarzające się wyjazdy do tego samego zleceniodawcy można połączyć w jedno zgłoszenie ramowe (Rahmenmeldung) na najwyżej 6 miesięcy, a podobne krótkie prace u kilku zleceniodawców w ciągu jednego tygodnia — w zgłoszenie zbiorcze (Sammelmeldung). Przy robotach budowlanych objętych BUAG zgłoszenie ramowe nie jest dopuszczalne (entsendeplattform.at). Okres wskazany w ZKO3 może wynosić od 1 dnia do najwyżej 24 miesięcy.
Jedno zgłoszenie na zleceniodawcę i miejsce pracy. Nowy zleceniodawca albo miejsce pracy, którego nie ma w zgłoszeniu, wymaga nowego ZKO3. W jednym zgłoszeniu można podać do pięciu miejsc pracy, jeśli chodzi o tego samego zleceniodawcę i tych samych pracowników; przy drugim i każdym następnym miejscu podają Państwo datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania prac.
Co trzeba podać w ZKO3?
Formularz składa się z siedmiu części:
Państwa firma : nazwa, adres, forma prawna, przedmiot działalności i numer VAT UE. Dane muszą się zgadzać z odpisem z KRS lub CEIDG — kontroler zestawia jedno z drugim.
Osoba uprawniona do reprezentowania firmy.
Osoba kontaktowa w Austrii (Ansprechperson) : opisujemy ją niżej, bo tu najczęściej dochodzi do błędów.
Austriacki zleceniodawca : nazwa i adres firmy, dla której wykonują Państwo prace.
Okres : data rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia prac w Austrii oraz godziny pracy.
Dane każdego pracownika : imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, numer ubezpieczenia społecznego, data rozpoczęcia zatrudnienia, kwalifikacje, austriacki układ zbiorowy i grupa zaszeregowania, według której jest wynagradzany, oraz wysokość wynagrodzenia. Przy obywatelach państw trzecich dodatkowo polskie zezwolenie na pobyt i pracę.
Miejsce lub miejsca pracy w Austrii oraz miejsce, w którym w czasie projektu przechowywane są dokumenty obowiązkowe (umowa, paski wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy).
Po wysłaniu otrzymują Państwo potwierdzenie w formacie PDF z numerem transakcji . Proszę je wydrukować i zostawić na miejscu pracy; numer transakcji będzie potrzebny przy każdej zmianie.
Kto może być osobą kontaktową?
Osoba kontaktowa (LSD-BG § 23) jest punktem kontaktu dla Finanzpolizei. Są dwie możliwości:
Delegowany pracownik , który przez cały czas projektu przebywa w Austrii, potrafi porozumieć się z kontrolerami (w praktyce po niemiecku), może okazać dokumenty i odbierać pisma w imieniu firmy. W praktyce jest to brygadzista albo kierownik projektu na miejscu. Może to być również właściciel lub członek zarządu, jeśli jest obecny przez cały okres prac.
Austriacki pełnomocnik zawodowy : doradca podatkowy, adwokat, notariusz albo Wirtschaftstreuhänder (austriacki licencjonowany doradca gospodarczy i podatkowy) z siedzibą w Austrii. Można go wtedy wskazać także jako miejsce przechowywania dokumentów, tak aby osoba kontaktowa i teczka dokumentów były w jednym miejscu.
Czego zrobić nie można: wskazać biura w Polsce ani kolegi, który zagląda na budowę od czasu do czasu. Brak danych albo błędne dane osoby kontaktowej to odrębne naruszenie.
Jak złożyć zgłoszenie krok po kroku?
Zebrać dane
Potrzebne będą: odpis z KRS lub CEIDG, umowa z austriackim zleceniodawcą, a dla każdego pracownika paszport albo dowód osobisty, data urodzenia, numer ubezpieczenia, zaświadczenie A1 i grupa zaszeregowania z układu zbiorowego. Zaświadczenia A1 nie wysyła się razem ze zgłoszeniem, ale podane wynagrodzenie i grupa zaszeregowania muszą się zgadzać z Dienstzettel (austriacki dokument z warunkami zatrudnienia), który później leży na miejscu pracy.
Otworzyć formularz ZKO3 na stronie z formularzami ministerstwa
Formularz znajduje się na stronie Bundesministerium für Finanzen (austriackie ministerstwo finansów), w części Zentrale Koordinationsstelle. Nie potrzebują Państwo austriackiego podpisu elektronicznego — formularz jest przygotowany dla firm zagranicznych. Wypełnia się go po niemiecku lub angielsku.
https://www.bmf.gv.at/themen/betrugsbekaempfung/zentrale-koordinationsstelle.html
Wysłać i zachować potwierdzenie
Po wysłaniu pobierają Państwo plik PDF z numerem transakcji. Proszę wydrukować go do teczki na miejscu pracy i przekazać kopię osobie kontaktowej. Przy robotach budowlanych zgłoszenie trafia automatycznie do kasy urlopowej BUAK (austriacka kasa urlopowa dla pracowników budowlanych), a przy pracowniku spoza UE — do urzędu pracy AMS, który w ciągu dwóch tygodni wydaje EU-Entsendebescheinigung (unijne zaświadczenie o delegowaniu) albo odmawia jego wydania.
Zmiany: zgłoszenie zmiany (Änderungsmeldung) z numerem transakcji
Dodatkowy pracownik, inne godziny pracy, późniejsze rozpoczęcie, wcześniejsze zakończenie, choroba pracownika — każdą taką zmianę zgłaszają Państwo niezwłocznie, jak tylko się o niej dowiedzą (LSD-BG § 19), na formularzu ZKO3-Änderungsmeldung, podając pierwotny numer transakcji. Nowego miejsca pracy ani nowego zleceniodawcy nie zgłasza się w ten sposób: potrzebne jest nowe ZKO3. Tak samo przy miesięcznej przerwie i przedłużeniu prac — wtedy również składa się nowe zgłoszenie.
Nie e-mailem, nie faksem, nie listem. ZKO3 składa się wyłącznie elektronicznie, przez formularz. Skan wysłany mailem do Finanzpolizei nie jest zgłoszeniem.
Co dzieje się po zgłoszeniu?
Nie otrzymują Państwo żadnego zezwolenia: zgłoszenie jest oświadczeniem, a dowodem jest potwierdzenie z numerem transakcji. Od pierwszego dnia pracy na miejscu muszą być dostępne, po niemiecku lub angielsku: to potwierdzenie, zaświadczenie A1 każdego pracownika, umowa o pracę albo Dienstzettel z grupą zaszeregowania, paski wynagrodzeń, dowód wypłaty i ewidencja czasu pracy (LSD-BG § 22). Przy zleceniach krótszych niż 48 godzin na miejscu muszą być potwierdzenie ZKO3, umowa, ewidencja czasu pracy i A1; dokumenty płacowe za miesiąc kontroli i miesiąc poprzedni przesyłają Państwo na żądanie najpóźniej 14 dni kalendarzowych po końcu miesiąca kontroli (LSD-BG § 22). Jeśli pracują Państwo dla austriackiego generalnego wykonawcy, on również poprosi o to potwierdzenie — odpowiada bowiem za wynagrodzenia Państwa pracowników.
Czym grozi brak zgłoszenia?
1 000 – 20 000 €
Kara pieniężna za brak zgłoszenia ZKO3, zgłoszenie spóźnione lub nieprawidłowe: do 20 000 euro (LSD-BG § 26); od września 2021 roku karę nakłada się raz na firmę, a nie za każdego pracownika. Za dokumenty niedostępne na miejscu pracy: do 20 000 euro, przy powtórnym naruszeniu do 40 000 euro (§ 28). Przy poważnych lub powtarzających się naruszeniach dochodzi zakaz świadczenia usług w Austrii na okres od 1 do 5 lat. Finanzpolizei kontroluje bez zapowiedzi.
Najczęstsze pytania
Czy muszę zgłosić jednodniowy wyjazd serwisowy?
Tak, chyba że mieści się on w jednym z wyjątków: dostawa lub odbiór towaru albo krótkie prace o niewielkim nakładzie czasu, niezbędne do uruchomienia dostarczonego towaru (LSD-BG § 1 ust. 8). Naprawa albo przegląd to zwykła praca i podlega zgłoszeniu.
Czy osobą kontaktową może być mój brygadzista?
Tak, jeśli przez cały czas projektu przebywa w Austrii, potrafi porozumieć się z kontrolerami (w praktyce po niemiecku), może okazać dokumenty i odbierać pisma w imieniu firmy. Jeśli w trakcie prac wraca do Polski, zgłaszają Państwo inną osobę kontaktową w zgłoszeniu zmiany.
Projekt się przedłuża. Czy muszę zgłaszać go od nowa?
Nie. Nową datę zakończenia zgłaszają Państwo od razu w zgłoszeniu zmiany, podając numer transakcji. Nowego ZKO3 wymagają tylko nowy zleceniodawca, nowe miejsce pracy albo miesięczna przerwa w pracach.
Czy mogę złożyć zgłoszenie po polsku?
Nie. Formularz jest dostępny po niemiecku i po angielsku. Dokumenty na miejscu pracy również mogą być po niemiecku albo po angielsku; tłumaczenie przysięgłe nie jest potrzebne.
Czym różni się ZKO3 od ZKO4?
ZKO3 dotyczy delegowania: Państwa pracownicy wykonują Państwa zlecenie pod Państwa kierownictwem. ZKO4 dotyczy pracy tymczasowej (Arbeitskräfteüberlassung): Państwa pracownicy pracują pod kierownictwem austriackiego klienta. Praca tymczasowa jest dodatkowo zawodem regulowanym, więc wymaga też zgłoszenia Dienstleistungsanzeige.
→ Pełna lista obowiązków przy pracy w Austrii
ZKO3 to tylko jeden z dziewięciu obowiązków
Dochodzą jeszcze Dienstleistungsanzeige, Dienstzettel z grupą zaszeregowania, BUAK, paski wynagrodzeń i ewidencja czasu pracy po niemiecku. Nasze oprogramowanie ustawia wszystkie obowiązki Państwa projektu razem z terminami, sprawdza dane przed wpisaniem ich do formularza i przechowuje potwierdzenie przy danych pracownika.
Zobacz oprogramowanie dla Austrii
Wszystkie artykuły o Austrii
Wskazówki operacyjne na podstawie Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG §§ 19, 21–23, 26–28), strony Zentrale Koordinationsstelle na bmf.gv.at (stan na 15 września 2026). Materiał nie stanowi porady prawnej.
Poproś o ofertę · Czytaj więcej na WorkAdministration.com