Plan afspraak
Plan afspraak

Regelgeving werken in de EU

Werken met personeel over de grens in Europa kan een regelrechte doolhof zijn, waarin elke fout je duur kan komen te staan met forse boetes. Voor aanvang van het werk over de grens ben je verplicht te houden aan de lokale wetten, registratie en bewijsplicht te houden

Wat is verplicht bij werken over de grens in EU landen?

Klik op de onderwerpen in onderstaand overzicht

  • Beroepsvergunning

    Is dit verplicht, dan moet je dit voor de start van het werk aangevraagd hebben. Heb je dit niet (op tijd)? Dan mag er niet gewerkt worden in dit Europese buitenland (boete’s op illegaal werken zijn hoog). Aanvraagperiode kan 2-3 maanden duren de eerste keer. Daarna is het eenvoudiger en sneller te regelen, omdat je dan al bekend bent bij deze buitenlandse instantie die de beroepserkenning toekent. Lees in onze kennisbank meer hierover.

  • Belastingvoorheffing

    Als er een voorheffing wordt geheven op de dienst die jullie hebben geëxporteerd, zal de buitenlandse klant een deel van het aan jullie verschuldigde geld inhouden en dit rechtstreeks aan de overheid in het buitenland betalen. Voorbeeld: Als een bedrijf in het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld een dienst levert voor £10.000 en de bronbelasting is 20%, dan zal de klant slechts £8.000 betalen op de factuur, terwijl de rest naar de belastingdienst in het land van de klant gaat. Omdat voorheffingsbelasting niet in alle landen of voor alle soorten diensten wordt geheven, kan het vaak moeilijk zijn om erachter te komen of je voor de dienst die je exporteert bronbelasting moet betalen. Lees in de kennisbank meer of bel de helpdesk telefoon: 070 250 000 79.

  • Onderaannemers

    Ketenaansprakelijkheid is in de meeste landen vergaand. Dat houdt in dat jouw Nederlandse of buitenlandse opdrachtgever van het werk in het buitenland medeaansprakelijk is of jij én jouw onderaannemer(s) zich aan de lokale regels houden in het Europese bestemmingsland. Voorbeeld: Heeft een onderaannemer niet alles op orde? Dan krijg jij als opdrachtgever óók een boete. Vanuit deze ketenaansprakelijkheid wetgeving heeft iedere onderaannemer rapportageverplichtingen ten op zichte van de opdrachtgever. Elke opdrachtgever van werk over de grens heeft ook de verplichting dit te controleren op het naleven van de lokale regelgeving in het EU-land waar de dienst plaats vindt. Houdt dus rekening mee dat je niet alleen verantwoordelijk bent voor de naleving van regelgeving wat vavn toepassing is op jouw eigen personeel in het Europese buitenland, maar ook dat van je onderaannemers en onder-onderaannemers.

  • ZZP-ers

    Schijnzelfstandigheid is iets wat in Nederland ook wordt gecontroleerd en beboet kan worden. MAAR.. de weerbarstige praktijk is dat in andere Europese landen deze regelgeving op voorkoming van schijnzelfstandigheid vele malen strenger en vooral anders kan zijn. Voorbeeld: In Nederland zijn we gewend om met meerdere zelfstandigen te werken. In Duitsland is dat bijvoorbeeld uit den boze en wordt dit zeer streng gecontroleerd en vooral hoog beboet. Aan de andere kant loopt dit in Nederland meestal zo'n vaart niet wat tot de verkeerde aanname kan leiden dat dat in Duitsland wel niet zo'n vaart zal lopen. Lees in op de blog van Stichting Nedubex meer hierover.

  • Uitzendkrachten

    Uitzenden in Nederland wordt ook steeds meer gehandhaafd. Dit was niet altijd zo. Per land gelden lokale regels en verboden als het gaat om uitzenden en onderling tussen bedrijven in en uitlenen van personeel. Met name voor buitenlandse diensten die in het Europese buitenland wordt verricht gaat dit vaak mis omdat zowel de opdrachtgever alsook de opdrachtnemer niet bekend zijn met lokale regels over uitzendkrachten wat wel of niet mag en of er een lokale vergunning aangevraagd moet worden. Ben je van plan met uitzendkrachten te gaan werken over de grens? Verdiep je dan eerst in de lokale regels in het EU-land van bestemming.

  • Lokale arbeidswetgeving 

    Elk Europees land hanteert zijn eigen lokale wetten en regels die je moet volgen. Van formulieren in vreemde talen tot complexe uitzonderingen, zoals in Zwitserland, waar je slechts een beperkt aantal dagen mag werken per werknemer en bedrijf. Hoe deze dagen worden geteld en gecontroleerd, kan het verschil maken tussen een succesvolle opdracht en een kostbare overtreding. Het is cruciaal om dit vooraf te weten, zodat je alleen opdrachten aangaat die je volgens de lokale wetgeving mag uitvoeren.

  • Melding arbeidsinspectie

    ● (!) Vanuit Europese regelgeving is het vrijwel altijd verplicht om bij buitenlandse werkzaamheden vooraf personeel en project te melden in het land waar de dienst plaats vind.
    ● Helaas heeft elk land weer een eigen portaal in een eigen taal. Dit is ongelofelijk bureaucratisch en achterhaalt maar wel de praktijk van het werken over de grens in Europa.
    ● Dit meldingsportaal per land is hét controle middel om buitenlandse bedrijven te registreren en te controleren. Daarom wordt dit ook streng beboet bij overtreding of nalatigheid. Dit kan zelfs leiden tot stoplegging van het werk. Controleer ook altijd de onderaannemer(s) zodat je niet voor onverwachte verrassingen komt te staan.
    ● Meld altijd voorafgaand aan het werk in het meldportaal van het Europese land waar de dienst plaats vindt. Ook als het maar enkele dagen is voor bijvoorbeeld service en onderhoud of reparatie.

  • Bewijsdossier in lokale taal

    ● Vanuit Europese regelgeving dien je bijna altijd een lokaal bewijsdossier ter plekke inzichtelijk in lokale taal. Dat houdt in dat je dus bijvoorbeeld de loonstrookjes in de taal beschikbaar hebt van het land waar de dienst plaats vindt. Dit zodat lokale controleurs ter plekke of vaak tot 2 jaar achteraf eenvoudig jullie administratie kunnen lezen controleren.

  • Lokale vertegenwoordiging

    In de meeste landen is het verplicht een lokale vertegenwoordiging te hebben voor controlerende instanties zoals de lokale arbeidsinspectie of de belastingdienst. Deze lokale vertegenwoordiging dient aan een aantal eisen te voldoen. In de meeste landen is het verplicht dat deze persoon de lokale taal spreekt om bij een controle de inspecteurs te woord te kunnen staan. Ga altijd voorafgaand aan het werk na of een vertegenwoordiging verplicht is.

Benieuwd welke verplichtingen jullie over de grens hebben? Neem contact met ons op via 070 25 000 79 of plan eenvoudig een gratis kennismakingsgesprek via onze website.